Un fournisseur défaillant peut ralentir votre activité, gonfler vos coûts et ternir votre réputation. Pour éviter ces écueils, il faut évaluer chaque prestataire avant d’entamer une collaboration. C’est là qu’intervient le Know Your Supplier (KYS) : une méthode claire et efficace pour choisir des partenaires solides et fiables.

Travailler avec un fournisseur, c’est lui confier une part de votre activité. Un produit défectueux, une livraison en retard ou un non-respect des normes peuvent avoir des répercussions importantes. Un bon processus KYS permet d’anticiper ces risques et d’assurer la fluidité de vos opérations. 

Cet article vous guide dans la mise en place d’un processus KYS efficace pour garantir la fiabilité de vos partenaires commerciaux.

KYS : Un outil indispensable pour choisir ses fournisseurs

Le Know Your Supplier (KYS) repose sur le même principe que le Know Your Customer (KYC), largement utilisé dans le secteur financier pour contrôler l’identité et la fiabilité des clients. Appliqué aux fournisseurs, il permet d’évaluer leur santé financière, leur conformité aux réglementations et leur engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale. Cette démarche ne se limite pas à un simple contrôle administratif, mais constitue un levier stratégique pour renforcer la résilience de votre activité.

Un bon processus KYS vous permet de :

• Réduire les risques liés aux fournisseurs instables, en identifiant les signaux avant-coureurs de difficultés financières ou organisationnelles.
• Garantir la conformité réglementaire, en évitant les sanctions et en s’assurant du respect des normes légales et sectorielles.
• Protéger votre image de marque, en travaillant avec des partenaires fiables et alignés avec vos valeurs.
• Maîtriser vos coûts, en réduisant les imprévus liés aux défauts de livraison ou aux litiges contractuels.
• Sécuriser votre chaîne d’approvisionnement, en anticipant les défaillances et en ayant des alternatives viables.
• Optimiser la gestion des paiements et des factures, en instaurant un cadre clair pour limiter les litiges et garantir la fluidité des transactions.

Les trois piliers du processus KYS

Le Know Your Supplier repose sur une méthodologie en trois étapes :

1. Identification et sélection des fournisseurs

• Rechercher des partenaires via des plateformes spécialisées (Alibaba, Global Sources, ThomasNet).
• Vérifier leur réputation via des bases de données comme EcoVadis ou Dun & Bradstreet.
• Consulter les chambres de commerce et les salons professionnels pour identifier des contacts qualifiés.

2. Vérifications et audits approfondis

• Étudier leur solvabilité en analysant les bilans financiers et les déclarations fiscales.
• Vérifier la conformité aux normes sectorielles (ISO 9001, ISO 14001).
• Examiner les bases de données officielles (BODACC, Infogreffe) pour détecter d’éventuels litiges.

3. Gestion et suivi contractuel

• Définir des indicateurs de performance (KPI) pour suivre la qualité des prestations.
• Mettre en place un suivi régulier afin d’anticiper les risques.
• Garantir un cadre contractuel clair et rigoureux pour protéger l’entreprise.

Comment identifier un fournisseur fiable ?

1. Vérifier sa réputation

• Consultez les avis et témoignages de clients existants.
• Analysez sa visibilité en ligne : certifications, références, prix reçus.
• Interrogez d’autres entreprises ayant collaboré avec lui.
• Repérez les signaux d’alerte : retards de paiement, litiges, changements fréquents de direction.
• Comparez-le à ses concurrents pour identifier des écarts de qualité ou de fiabilité.
• Vérifiez sa présence dans des bases de données spécialisées recensant les entreprises frauduleuses.

2. Évaluer sa santé financière

• Consultez ses bilans financiers sur des plateformes comme Infogreffe.
• Analysez son historique de paiements et son niveau d’endettement.
• Vérifiez ses partenariats existants : travailler avec des clients solides est un bon indicateur.
• Évaluez la stabilité de son chiffre d’affaires : une forte variabilité peut indiquer des difficultés de gestion.
• Détectez d’éventuels retards de paiement à ses propres fournisseurs, signe d’une trésorerie fragile.
• Regardez si l’entreprise a été impliquée dans des litiges commerciaux récents.

3. Tester la qualité des produits et services

• Demandez des échantillons ou un test grandeur nature.
• Vérifiez les certifications (ISO 9001, ISO 14001, etc.).
• Réalisez un audit sur site pour observer les process.
• Mettez en place un contrôle qualité régulier.
• Comparez les standards de production avec d’autres fournisseurs pour identifier des écarts.
• Observez le conditionnement et le transport des produits : des défauts à ce niveau peuvent entraîner des coûts cachés.
• Demandez un retour d’expérience auprès de ses autres clients réguliers.

4. S’assurer de la conformité réglementaire

• Vérifiez qu’il respecte la législation en vigueur dans votre secteur.
• Contrôlez ses certifications officielles.
• Assurez-vous qu’il adopte des pratiques responsables (conditions de travail, impact environnemental).
• Renseignez-vous sur ses fournisseurs et sous-traitants pour s’assurer d’une conformité globale.
• Identifiez d’éventuels risques de sanctions légales qui pourraient impacter votre activité.
• Analysez les politiques internes de lutte contre la corruption et le blanchiment.

5. Évaluer la réactivité et le service client

• Quelle est sa capacité à répondre rapidement aux urgences ?
• Dispose-t-il d’un interlocuteur dédié ?
• Propose-t-il un service après-vente efficace ?
• Peut-il s’adapter en cas de changement de demande ou de volume ?
• Quelle est sa capacité à gérer des imprévus ? Un fournisseur réactif limite les interruptions d’activité.
• Analysez son taux de satisfaction client et ses délais moyens de réponse.

6. Tester sa flexibilité et sa capacité d’innovation

• Peut-il s’adapter aux évolutions de votre activité ?
• Propose-t-il des solutions pour optimiser vos coûts ou délais ?
• Utilise-t-il des technologies modernes pour améliorer la gestion des flux ?
• Travaille-t-il sur des innovations produits/services ? Un fournisseur tourné vers l’innovation peut être un levier de croissance pour votre entreprise.
• Évaluez sa capacité à proposer des alternatives en cas de rupture d’approvisionnement.

Optimiser la gestion des factures pour une meilleure relation fournisseur

Un système efficace de gestion des factures est essentiel pour fluidifier les transactions avec les fournisseurs. Une mauvaise gestion des paiements peut entraîner des retards de livraison et nuire à la confiance mutuelle.

Nous vous conseillons donc de :

• Automatiser les paiements et le suivi des factures grâce à des outils numériques.
• Évaluer la solvabilité du fournisseur avant d’accepter des conditions de paiement spécifiques.
• Mettre en place une équipe dédiée à la gestion des relations fournisseurs pour éviter les litiges.

Les obligations légales liées au KYS

La mise en place d’un processus KYS ne repose pas uniquement sur une volonté de bonne gestion, mais répond également à des impératifs légaux. En France et en Europe, plusieurs réglementations encadrent la relation entre entreprises et fournisseurs pour prévenir les fraudes, la corruption et les abus dans les supply chains (chaînes d’approvisionnement).

La loi Sapin II (2016) impose aux grandes entreprises de mettre en œuvre un dispositif de prévention des risques de corruption, ce qui inclut une analyse approfondie des fournisseurs et partenaires commerciaux. Cette loi oblige notamment à :

• Cartographier les risques liés aux fournisseurs en fonction de leur secteur et de leur localisation.
• Mettre en place des procédures de vérification avant d’établir des relations commerciales.
• Instaurer des mécanismes de signalement en cas de soupçons d’irrégularités.

La loi sur le devoir de vigilance (2017) va encore plus loin en obligeant les grandes entreprises à surveiller l’ensemble de leur chaîne d’approvisionnement pour éviter les atteintes aux droits humains, aux conditions de travail et à l’environnement. Les entreprises concernées doivent établir un plan de vigilance qui inclut :

• L’identification des risques liés aux fournisseurs.
• La mise en place d’actions préventives adaptées.
• Un dispositif de suivi et d’évaluation des mesures prises.

En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises s’exposent à des sanctions financières et juridiques, ainsi qu’à des atteintes à leur réputation pouvant affecter leur activité. Adopter une démarche KYS conforme aux réglementations permet donc de réduire ces risques tout en renforçant la transparence et la responsabilité dans les relations fournisseurs.

Les outils technologiques pour faciliter le KYS

Avec l’essor des technologies, la gestion du KYS (Know Your Supplier) se modernise grâce à des outils innovants améliorant la vérification et la sécurisation des processus. 

• Le wallet d’identité numérique facilite l’échange sécurisé d’informations, tandis que l’intelligence artificielle et l’automatisation optimisent l’analyse des données et la détection des risques. 
• L’accès à des bases de données publiques (Infogreffe, BODACC) et à des plateformes spécialisées (EcoVadis, Dun & Bradstreet) renforce la maîtrise des risques fournisseurs. 
• De plus, des solutions comme SAP Ariba et Ivalua automatisent la gestion des risques, et les plateformes de facturation électronique fluidifient les échanges. 

L’association de ces technologies avec un suivi rigoureux garantit une chaîne d’approvisionnement plus fiable et performante.

En bref

Le Know Your Supplier (KYS) est bien plus qu’une simple formalité administrative. Il représente un levier stratégique pour garantir la fiabilité des fournisseurs, optimiser la gestion des paiements et assurer la conformité aux réglementations en vigueur.

Grâce à une sélection rigoureuse et un suivi méthodique, votre entreprise pourra limiter les risques et assurer la fluidité de sa chaîne d’approvisionnement. En adoptant les bonnes pratiques et en s’appuyant sur les outils numériques adaptés, vous sécurisez vos transactions et renforcez la pérennité de votre activité.