Gestion des fournisseurs : Comment optimiser les relations et le cash flow ?

La gestion des fournisseurs est l’un des aspects les plus importants à considérer pour optimiser la performance de votre entreprise. En effet, ces derniers jouent un rôle crucial dans la performance de votre organisation.

Ce sont eux qui vous fournissent les matières premières et/ou les produits que vous distribuez à vos clients. Mais une relation solide et optimisée avec un fournisseur peut aussi contribuer à renforcer votre efficacité opérationnelle et optimiser la gestion de votre cashflow.

Dans cet article, nous revenons sur les avantages que peut vous amener l’optimisation de la gestion des fournisseurs (et les conséquences négatives que peut avoir une mauvaise relation avec un fournisseur, sur votre entreprise).  

Nous vous partageons aussi 4 conseils pratiques pour optimiser votre stratégie relationnelle et booster votre compétitivité !

Gestion des fournisseurs : de quoi parle-t-on ?

Lorsque l’on parle de relation avec un fournisseur, on évoque l’ensemble des interactions qu’une entreprise a avec ses fournisseurs. Cette relation est essentielle au succès de votre organisation, car elle a un impact direct sur la qualité de vos produits et services. Elle impacte toute la chaîne de valeur de l’entreprise, par effet domino : satisfaction des clients, image de marque, et in fine, votre rentabilité.

Il est donc important pour votre entreprise d’établir des relations transparentes et productives avec ces partenaires stratégiques ! Cela implique de nombreuses actions de votre part - à commencer par une communication claire et spécifique autour de vos besoins et de vos processus de travail.

La clé d’une bonne relation fournisseur, c’est aussi de mettre en place les conditions d’une collaboration mutuellement bénéfique, qui implique plusieurs responsabilités que nous allons décrypter ensemble dans la suite de cet article.

Vous l’aurez compris : la gestion des fournisseurs est centrale pour le bon fonctionnement de votre entreprise, en particulier pour votre stratégie d’achat. En renforçant la relation avec ces derniers, vous pourrez réduire vos coûts (et donc augmenter votre retour sur investissement).

Vous pouvez également développer un avantage compétitif en proposant à vos clients des produits et services de meilleure qualité. Bref - une stratégie qui n’apporte que du bon !

Pourquoi une bonne relation fournisseur est importante ?

Les bons fournisseurs sont difficiles à trouver, car ils sont généralement très demandés. De la même manière qu’il est plus intéressant pour une entreprise de fidéliser ses clients existants que d’en convertir de nouveaux, il est essentiel pour votre entreprise de conserver les fournisseurs dont vous êtes satisfait.

Cela passe avant tout par une bonne gestion des fournisseurs et un respect scrupuleux des conditions de collaboration. En effet, si vous manquez à vos obligations, vos relations peuvent se détériorer (hausse des prix, demande de paiement en avance, etc) - voire même (mais on ne vous le souhaite pas) s’interrompre définitivement.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs est bénéfique pour votre entreprise. Mais s’il ne fallait en choisir que cinq, les voici :

Conserver une bonne réputation

Si vous vous comportez de manière incorrecte avec vos fournisseurs (par exemple, si vous avez la fâcheuse habitude de les payer en retard), cela peut finir par se savoir. En plus du risque de perdre vos contrats avec vos fournisseurs actuels, avec une mauvaise réputation qui colle souvent à la peau, il vous sera aussi plus difficile d’en trouver de nouveaux.  

Sachez également que la Banque de France tient un classement des entreprises qui ont des crédits en cours. Rubypayeur est ainsi devenu un nouveau "mur de la honte" qui permet de nommer et de dénoncer les mauvais payeurs. En toute logique, votre entreprise n’a aucun intérêt à figurer sur cette liste !

Améliorer vos produits et booster votre NPS

De bonnes relations avec vos fournisseurs peuvent vous permettre d’améliorer la qualité des produits et services que vous commercialisez.

S’il vous apprécie et vous fait confiance, votre fournisseur pourrait bien vous donner un accès privilégié aux matières premières premium !

Or dans le commerce de détail, avoir un stock de bonne qualité est absolument indispensable pour se démarquer de ses concurrents, booster son taux de conversion et fidéliser ses clients.

Optimiser votre trésorerie

Construire une relation de confiance avec vos fournisseurs est source de nombreux avantages. Avec le temps (et la qualité de votre lien), vous pourrez même envisager d’optimiser votre trésorerie et de renégocier vos coûts d’approvisionnement.

Sur le long terme, vous pourrez aussi rationaliser vos processus d’approvisionnement, réduire les risques de surstockage et donc optimiser la gestion de votre trésorerie. C’est un enjeu particulièrement important dans certains secteurs d’activité.

Par exemple, les agences ont bien souvent besoin de payer leurs freelances ou les espaces d’événementiel sous des délais plus courts que le délai de paiement de leurs clients, avec un écart pouvant aller de 1 à 2 mois. Ce qui représente une pression et un risque fort sur leur trésorerie, pendant toute cette période !

Par ailleurs, une relation de confiance avec vos fournisseurs est également le meilleur moyen pour prétendre à des conditions plus souples en ce qui concerne, par exemple, vos termes de paiement.

Un prestataire avec qui vous avez un historique positif de collaboration sera toujours plus prompt à renégocier les conditions de règlement - que cela soit pour vous donner un coup de pouce dans une période de trésorerie tendue, ou de manière plus pérenne.

Améliorer la fiabilité de votre chaîne d’approvisionnement et mitiger les risques  

Une bonne gestion des fournisseurs vous aidera également à renforcer la fiabilité de votre chaîne d’approvisionnement. Vous pourrez notamment éviter les retards suite à une perturbation sur votre supply chain. À une époque où les interdépendances sont de plus en plus fortes et les crises d’approvisionnement de plus en plus fréquentes, c’est un avantage non négligeable pour votre entreprise…

Par exemple, en avril 2024, un tremblement de terre à Taïwan ayant exigé une brève évacuation des usines de production de puces électroniques a perturbé la chaîne d'approvisionnement mondiale des semi-conducteurs è

Vous l’aurez compris : l’approvisionnement est le nerf de la guerre pour rester compétitif - ou éviter la rupture de stock. L’entretien de vos relations fournisseurs est un bon moyen d’éviter cette situation, qui peut détériorer votre image de marque et pousser vos clients à se tourner vers la concurrence. Vos fournisseurs sont donc un levier crucial pour renforcer la résilience de votre entreprise.

Votre capacité à contacter les fournisseurs et à travailler avec eux dans les moments difficiles vous permet de rester en tête de leur liste de priorités.

Renforcer votre capacité d’innovation grâce à une bonne relation fournisseur

Vos fournisseurs sont également une source précieuse d’idées et de solutions innovantes. Cultiver des relations solides avec eux vous permettra de mieux exploiter leur expertise pour innover dans votre verticale.  

Bien entendu, vous souhaitez bénéficier d'un accès anticipé à leurs dernières améliorations. Tout comme Apple, Samsung et Nokia se disputent les meilleures puces, vous voulez les meilleures (et les plus récentes) capacités des fournisseurs.

Vous êtes convaincu de la pertinence d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs ? Nous aussi. Mais concrètement, comment vous y prendre ? Voici nos quatre meilleurs conseils pour mettre en place une stratégie de gestion des fournisseurs efficace.

4 stratégies pour optimiser votre gestion des fournisseurs et vos relations

Quels leviers mobiliser pour optimiser votre gestion des fournisseurs et en faire un moteur de croissance sur le long terme ? En mettant en place l’ensemble de ces stratégies, vous pourrez éviter ou régler vos problèmes plus efficacement.

#1 : Maintenir une communication transparente pour alimenter la relation fournisseur

L’un des éléments clés d’une bonne relation avec ses fournisseurs est une communication transparente et régulière. Cela vous évitera non seulement les malentendus et retards de livraison, mais aussi les erreurs de commandes.  

En communiquant clairement avec vos fournisseurs, vous pourrez mieux partager vos besoins et exigences, et assurer l’atteinte de vos objectifs.

Notre conseil : mettez en place des canaux de communication directs et simples. Désignez un point de contact principal au sein de vos équipes pour garantir que vous soyez sur la même longueur d’onde que votre fournisseur.

Et fixez des attentes claires dès le départ. Assurez-vous que chacun comprend les besoins commerciaux de l'autre et ce qu'est la réussite à long terme.

#2 : Connaître et respecter ses engagements contractuels

Les engagements contractuels sont des accords juridiquement contraignants entre deux parties. Leur non respect peut ainsi entraîner des litiges avec vos partenaires, des retards de livraison, des coûts supplémentaires…

Mais surtout, vous risquez de perdre la confiance de vos fournisseurs - qui peut conduire à un arrêt brutal de vos relations commerciales.

Il ne devrait pas être trop difficile de respecter ses engagements. La plupart des entreprises éprouvent des difficultés lorsque le processus n'est pas clairement défini. Vous ne pouvez pas espérer rester au courant de tout sans mettre en place un système.

Notre conseil : créez des processus de gestion de votre chaîne d’approvisionnement. Un outil de gestion des achats vous aidera par exemple à suivre l’état de vos commandes et livraisons.

#3 : Éviter les retards de paiement pour maintenir une relation saine avec chaque fournisseur

Les retards de paiement sont l’un des problèmes les plus courants dans la relation fournisseur. Leurs conséquences sont néfastes pour les deux parties. Un retard de paiement peut en effet entraîner des difficultés de trésorerie pour votre partenaire. Il peut aussi causer des retards de livraison et une dégradation de votre collaboration.

D'autre part, certains fournisseurs accordent des remises en cas de paiement anticipé. Si vous disposez des liquidités nécessaires pour en profiter, ces remises constituent un excellent moyen de déployer efficacement votre fonds de roulement.

Notre conseil : définissez une politique de paiement claire et respectez les délais de paiement convenus. Vous pouvez envisager des solutions alternatives pour améliorer votre trésorerie et éviter les retards. Si possible, payez en avance pour montrer votre bonne volonté - et bénéficier de l’indulgence de votre fournisseur en cas de difficultés futures ! De manière générale, il est important de vous assurer de disposer d'un capital suffisant en permanence, pour couvrir vos dettes.

#4 : Impliquer vos fournisseurs dans votre stratégie d’achat

Impliquer les fournisseurs dans votre stratégie d’achat peut avoir un impact significatif sur la qualité de votre relation avec eux. Vous pourrez en effet bénéficier de leurs connaissances et de leur expertise pour améliorer la qualité de vos produits et ainsi booster la croissance de votre entreprise.

Une implication sur le long terme de vos fournisseurs peut aussi améliorer leur flexibilité et leur réactivité - s’ils vous apprécient, cela peut donc avoir des conséquences positives sur votre stratégie et vos coûts d’approvisionnement !

Notre conseil : organisez des séances de travail collectives pour échanger sur vos objectifs et votre stratégie d’achat. Vous pouvez également demander à vos fournisseurs de suggérer des améliorations ou des leviers pour réduire vos coûts.  

Un accès au capital pour un bon timing de paiement

Le meilleur moyen de satisfaire les fournisseurs est de payer à temps, voire de payer plus tôt.

Si vous avez des besoins commerciaux importants, un plan de performance des fournisseurs (avec des mesures et des indicateurs clés de performance, et des prévisions de trésorerie en conséquence) peut vraiment porter ses fruits. Mais pour la plupart des entreprises, la clé réside simplement dans une communication cohérente et dans le respect des engagements pris.

Si vous avez des besoins commerciaux importants, un plan de performance des fournisseurs (avec des mesures et des indicateurs clés de performance, et des prévisions en conséquence) peut vraiment porter ses fruits.

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