Gestion du BFR : les 5 leviers à explorer pour votre TPME

Courir sans cesse après l’argent vous use. Ce n’est pas l’idéal pour développer sereinement une activité professionnelle. Pourtant, la trésorerie reste le nerf de la guerre dans de nombreuses situations d’entreprise. Nous avons sélectionné pour vous les meilleurs leviers à actionner pour la gestion du BFR (besoin en fonds de roulement).  

Des solutions existent, pour piloter au plus juste ses stocks, se faire payer rapidement des clients ou régler ses propres dettes fournisseurs sans délai.  

C’est tout l’enjeu de l’optimisation du cycle de conversion des liquidités, dans une perspective de croissance de votre business.

Préambule : définition et utilité du besoin en fonds de roulement (BFR)

Avant d’explorer les pistes pour optimiser le besoin en fonds de roulement ou pour le financer, ayez bien en tête le fonctionnement et l’objectif de ce concept financier. Nous avons détaillé ces aspects dans un article spécifique sur la définition, le calcul et le pilotage du BFR.

Qu’est-ce que le BFR ou besoin en fonds de roulement ?

Cette notion représente le volant de trésorerie nécessaire pour l’exploitation d’une entreprise au quotidien. Avant de livrer les clients puis d’encaisser l’argent de la vente, vous devez acheter des produits ou des prestations à vos fournisseurs. Ce décalage entre les encaissements et décaissements constitue le besoin en fonds de roulement.

Dans la plupart des entreprises, le BFR est positif, ce qui signifie que l'entreprise a besoin d'apporter de l'argent pour financer son activité. Mais dans certains secteurs d'activité, le BFR est négatif. Dans ce cas, l'entreprise dispose d'un excédent de trésorerie qu'elle peut investir dans la publicité ou le développement de produits, ou conserver sous forme de bénéfices.

Notion de cycle de conversion de trésorerie et d‘optimisation du BFR

Les créances et les stocks sont des actifs circulants, donc qui tournent. D’autres articles viennent remplacer les stocks vendus. De nouvelles factures de vente prennent la place de celles encaissées. Il en va de même pour les passifs circulants, soit les dettes d’exploitation à court terme.

La rapidité est importante à cet égard. La vitesse à laquelle vous remplacez les actifs dépend de la vitesse de conversion. Tant que ce processus n'a pas eu lieu - tant que vous n'avez pas encaissé les paiements - les liquidités restent indisponibles. Connu également sous le nom de cycle de conversion des liquidités (CCC), ce processus doit être optimisé afin de maximiser vos liquidités.

Pourquoi est-ce indispensable de calculer et d’optimiser son besoin en fonds de roulement ?

La trésorerie présente autant d’importance pour l’entrepreneur que l’air qu’il respire. En agissant sur un des composants du BFR, les stocks, les créances ou les dettes, il réduit le besoin et retrouve du cash pour respirer et se développer.  

En quelque sorte, la gestion du BFR fait le tri entre les entreprises qui réussissent et celles qui échouent.

#1 - La gestion du BFR des entreprises commence par un suivi régulier

Comment imaginer se lancer dans le pilotage du besoin en fonds de roulement sans en connaître le montant ? Commencez par mettre en place un suivi du BFR périodique, voire sous une forme normative, proportionnelle au chiffre d’affaires de l’entreprise.

Effectuer le calcul de son besoin en fonds de roulement et surveiller son évolution

Prévoyez dans votre tableau de bord comptable une petite place pour le montant du BFR et le suivi de son évolution dans le temps. Insérez-y un graphique avec par exemple une courbe pour visualiser la fluctuation au fil des mois.  

Si possible, ajoutez le détail du calcul, soit ses composantes majeures : le poste client, le stock et l’encours avec les fournisseurs. C’est quelque chose d’accessible avec la simple balance des comptes (liste), si vous réalisez une situation comptable mensuelle.

Évaluer l’évolution du besoin en nombre de jours de ventes (BFR normatif)

Pour prévoir vos besoins en ressources financières des prochains mois, rien de mieux que de raisonner avec un BFR standard, c’est-à-dire en nombre de jours de chiffre d’affaires. En effet, la croissance des ventes entraîne mathématiquement une hausse du BFR.  

Pour réaliser ce calcul, décomposez votre approche par poste : les stocks, les créances clients et les dettes d’exploitation. Si vos approvisionnements ou le mix des ventes évoluent, tenez-en compte pour le délai moyen de règlement fournisseur ou d’encaissement client.

#2 - L’optimisation du cycle de conversion des liquidités exige une gestion au plus juste des stocks

S’il existe un poste du bilan comptable où l’argent dort, c’est bien le stock. Votre secteur d’activité demande de disposer de matières ou de marchandises par avance ? Cela exige une gestion au cordeau afin de ne pas geler inutilement des liquidités ou risquer la rupture.  

Vous pouvez en outre recourir à un des financements à court terme du marché pour acheter vos stocks. Nous l’évoquons dans le point #5 relatif à l’encours fournisseur.

Optimiser sa chaîne d’approvisionnement tout en évitant les ruptures de stock ou les sur-stocks

Les stocks à l’actif du bilan supposent de payer vos fournisseurs de marchandises ou de matières premières, les transporteurs ainsi que les salariés pour de la fabrication. Avec un stock conséquent et au-delà du nécessaire, certes vous vivez dans le confort. Mais, vous pouvez vous retrouver étranglé sur le plan financier.  

Combien commander et quand pour ne pas connaître la rupture de stock ? Quel niveau minimum doit déclencher le réapprovisionnement ? L’optimisation des stocks passe par un suivi rigoureux de toute la supply chain.

Suivre les sur-stocks et les stocks à faible rotation

Dans la même logique, faites la chasse au gaspi dans vos stocks. Les indicateurs comme la rotation des stocks aident à gérer le BFR. Analysez aussi cette rotation en nombre de jours, article par article, grâce à un logiciel de gestion des stocks.  

Vous pouvez alors lancer des actions pour vendre des produits à faible rotation, voire les stocks morts, y compris par des opérations commerciales.

Négocier des conditions financières auprès des fournisseurs en cas d’achats en grande quantité

Parfois, c’est avantageux d’acheter beaucoup, car vous bénéficiez d’un tarif plus intéressant par rapport au volume commandé. Pensez toujours à réaliser l’analyse bénéfice-risque de ce genre d'opérations financières.  

Dans tous les cas, la remise sur le prix doit aider à financer le stock immobilisé dans vos entrepôts, car c’est de l’argent qui dort.

#3 - Un meilleur pilotage des flux financiers d’exploitation signifie un encours client minimisé

Le volant de factures clients en attente de règlement constitue une manne d’argent potentielle très importante. Plus vous accélérez les encaissements, plus il diminue, tout comme le BFR.

Optimiser toute la chaîne order to cash (de la commande au paiement)

Vendre c‘est bien, facturer c’est indispensable et encaisser c’est mieux. Organisez vos processus administratifs afin d’émettre la facturation rapidement, sur la base de commandes claires et de livraisons tracées.  

Veillez aussi à disposer de factures conformes, sans erreurs et avec les mentions obligatoires correctes. Vous réduisez le risque de litiges. Ces bonnes pratiques de gestion favorisent une validation rapide et donc un paiement accéléré.

Veiller à appliquer des délais de paiement cohérents pour son activité

La loi encadre les délais de paiement en France. Chaque entreprise peut définir, voire négocier, ses échéances dans les limites autorisées. Pour autant, assurez-vous de ne pas pratiquer des délais trop longs par rapport à la concurrence.

Organiser une procédure de relance des clients régulière et structurée

Tout dirigeant d'entreprise devrait regarder périodiquement les totaux de la balance âgée des comptes clients. Elle répartit les encours de factures par tranche : non échu, échu depuis 15 jours, 30 jours, 60 jours, etc. C’est une manière rapide de surveiller si les procédures de relance fonctionnent correctement dans l’entreprise.

Pour le maximum d’efficacité, le processus comporte une pression croissante sur les clients au fur et à mesure des relances successives. C’est indispensable aussi d’organiser la phase suivante, après le recouvrement amiable, soit la mise au contentieux.

Favoriser les encaissements rapides des créances : les acomptes et les escomptes

Pour maximiser la gestion du BFR au niveau des factures de vente, pensez aussi à accélérer les encaissements du chiffre d’affaires grâce à :

• la facturation d’acomptes à la commande ;
• l’octroi d’un escompte financier, pour du paiement comptant ou avant échéance, ce qui constitue une réduction du prix pour les clients.

#4 - La couverture du BFR inclut aussi le financement externe des créances clients

Vous avez exploité tous les leviers pour baisser l’encours client et donc le besoin en fonds de roulement ? Vous pouvez encore améliorer la gestion du BFR et accélérer la "cash conversion cycle" (cycle de trésorerie).

Rechercher une solution de financement du BFR pour l’encours de factures clients

De nombreuses solutions externes à l’entreprise servent désormais à couvrir les créances clients en attente de règlement. Les banques comme les sociétés financières ou de factoring peuvent financer le poste client. Citons les opérations d’escompte, l’affacturage ou la cession de créances Dailly. Pour les ventes à l’export, vous pouvez aussi recourir à la MCNE (mobilisation de créances nées sur l’étranger).

S’ajoutent à ces solutions financières traditionnelles, de nouveaux modes de financement alternatifs ou en ligne. Dans tous ces cas de figure, l’organisme utilise l’existence de la créance client pour réaliser une avance de trésorerie, avant l’échéance de la facture.

L’offre de Defacto pour développer le business sans contrainte de trésorerie

Vous manquez de liquidités pour envisager une nouvelle étape de croissance ? C’est exactement ce que propose Defacto à ses clients TPE et PME. Nous vous avançons la trésorerie qui correspond aux ventes. Ainsi, vous n’attendez plus les encaissements des clients pour racheter des stocks par exemple.  

Vous travaillez tout de suite à la phase de développement d’après. C’est d’autant plus important quand la demande est en hausse.

#5 - La gestion de la croissance des ventes suppose aussi de payer ses fournisseurs rapidement

Comme nous l’expliquons dans notre guide des prêts pour besoin en fonds de roulement, de nombreuses entreprises recourent au financement des factures fournisseurs.

Retarder le paiement des fournisseurs pour baisser le BFR : une mauvaise idée

Vous pourriez être tenté de payer vos fournisseurs en retard. Avec ce genre de pratique, vous enfreignez les délais de paiement convenus, voire légaux. Vous risquez des pénalités. N’oublions pas aussi le processus de name and shame mis en place par la DGCCRF (direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes).  

En outre, c’est une mauvaise méthode pour fidéliser les fournisseurs. Ils peuvent préférer d’autres clients qui les paient rubis sur l’ongle.

Le respect des échéances fournisseurs, une garantie également pour la croissance des ventes

En accélérant le paiement des fournisseurs, vous augmentez le montant du BFR. Certes. Mais, vous œuvrez pour la fidélisation et la satisfaction des fournisseurs. Vous appréciez les paiements rapides de vos clients. Vos fournisseurs attendent exactement la même pratique de votre part.  

Vous évitez ainsi la rupture d'approvisionnement, un réel frein à la croissance. Vous vous garantissez des achats conformes à vos standards de qualité. Vous évitez de devoir commander urgemment auprès de fournisseurs inconnus.

La solution de financement court terme de Defacto pour régler ses dettes fournisseurs sans délai

Nous proposons également un financement de vos factures fournisseurs quand vous ne disposez pas de la trésorerie pour les payer rapidement. Avec ce type de crédit, vous maintenez de bonnes relations avec les fournisseurs. En cas de paiement avant échéance, vous obtenez même un escompte ou une remise sur vos achats.

Gérer son BFR, une pratique excellente pour vos liquidités

Ces différents axes contribuent à améliorer la position de cash de votre entreprise. Pour une gestion du BFR optimale, mixez les leviers internes avec du financement court terme.  

Defacto vous apporte une solution financière, tant pour l’actif circulant que le passif circulant : poste client, achat de stocks ou règlement rapide de prestataires de services.

Grâce à une connexion de vos outils, vous pouvez obtenir votre financement en 1 clic. Avec la plateforme Defacto, étudiez votre éligibilité et développez votre activité à votre rythme.