Fausses factures : ne vous faites pas avoir !

Avec la sophistication croissante des fraudes financières actuelles, il est devenu essentiel pour les entreprises de comprendre et d’identifier les fausses factures. Au cours des trois dernières années, les fraudes liées aux factures et aux demandes de paiement ont augmenté de 75 %, causant des pertes financières importantes pour les entreprises, quelle que soit leur taille.

Également appelées factures fictives ou de complaisance, elles constituent en effet une menace sérieuse pour les entreprises et l'administration fiscale. Ces pratiques frauduleuses sont non seulement illégales, mais elles exposent également les entreprises impliquées à des risques financiers, juridiques et réputationnels majeurs. Dans cet article, nous explorerons les différentes formes de fausses factures, les moyens de les identifier, ainsi que les précautions à prendre pour s’en prémunir. 

Qu’est-ce qu’une fausse facture ?

Pour rappel, une facture remplit plusieurs fonctions essentielles. Elle sert d'abord de preuve tangible attestant la réalisation d'une transaction, ce qui permet de réclamer le paiement dû et de garantir la sécurité des relations commerciales. De plus, la facture joue un rôle crucial dans la comptabilité, en contribuant à l’établissement des comptes annuels et en justifiant les opérations auprès de l’administration fiscale. Ce document est particulièrement important pour les petites structures, où il fait office de justificatif incontournable.

Une fausse facture est un document frauduleux émis pour simuler une transaction commerciale qui n’a jamais eu lieu, ou pour modifier les détails d’une transaction réelle dans le but de tromper ou de dissimuler des activités illicites. Il existe principalement deux types de fausses factures :

- La facture fictive : il s’agit d’une facture émise pour une prestation ou une livraison de biens qui n’a jamais eu lieu. Ce type de facture est souvent utilisé pour alimenter des caisses noires ou pour gonfler artificiellement les comptes d'une entreprise, notamment en cas de redressement ou de liquidation judiciaire.

- La facture de complaisance : contrairement à la facture fictive, la facture de complaisance se base sur une transaction réelle, mais les informations sont délibérément fausses ou exagérées. Par exemple, une facture peut indiquer une quantité supérieure de produits ou des prix majorés par rapport à la réalité. Cette pratique est souvent utilisée pour justifier des déductions fiscales indues ou pour dissimuler du travail non déclaré.

Comment identifier une fausse facture ?

Pour éviter de tomber dans le piège des fausses factures, voici quelques points d’attention :

1. Vérification des informations légales : une facture authentique doit inclure toutes les informations obligatoires de l’entreprise, telles que son nom légal, son adresse, son numéro de téléphone, et son numéro d’identification fiscale. Des informations manquantes ou incorrectes sont souvent un indicateur de fraude.

2. Qualité et cohérence des documents : une mauvaise mise en page, des erreurs de frappe, un logo de qualité médiocre ou un papier de mauvaise qualité peuvent signaler une tentative de fraude. De plus, toute incohérence entre les bons de commande, les devis, et la facture doit vous alerter. Vérifiez également l'adresse d'expédition. En cas de doute, contactez directement votre client pour confirmer l'authenticité de l'e-mail et assurez-vous qu'il n'a pas déjà été signalé comme frauduleux.

3. Méthodes de paiement inhabituelles : si la facture exige un paiement via une méthode non conventionnelle ou vers un compte bancaire à l’étranger, cela peut indiquer une tentative de fraude. Nous vous conseillons de vérifier les IBAN des fournisseurs et de les enregistrer dans votre base de données pour pouvoir contrôler ces informations à chaque nouvelle facture.

4. Hâte ou pression pour le paiement : les fraudeurs cherchent souvent à accélérer le processus de paiement en offrant des rabais ou en menaçant de suspendre un service si la facture n'est pas réglée rapidement.

5. Absence de contrat ou de preuve d’achat : si une facture est reçue pour une transaction dont vous n'avez pas de souvenir ou si le fournisseur ne peut pas fournir de justificatifs, il est probable que la facture soit frauduleuse.

Exemple de fausse facture

Le type de fausse facture le plus fréquemment rencontré par les entreprises est la "facture taxi". Bien qu'elle concerne une opération réelle, la facture est établie par une personne différente de celle qui a effectivement réalisé la prestation.

Par ailleurs, certaines entreprises utilisent des fausses factures pour tromper les banques et obtenir un prêt. Dans ces cas, elles ont tendance à recourir à des factures fictives ou de complaisance pour gonfler les montants, par exemple en présentant une fausse facture de travaux.

En revanche, si antidater ou postdater une facture constitue une faute professionnelle, ce n'est cependant  pas considéré comme une fausse facture.

Que faire en cas de réception d’une fausse facture ?

La première étape en cas de doute est de vérifier l’ensemble des documents associés à la transaction, comme les devis ou les bons de commande. Il est également recommandé de comparer les informations de la facture avec celles stockées dans votre logiciel de gestion des stocks ou de comptabilité.

Si une facture semble douteuse, contactez directement le fournisseur pour vérifier son authenticité. Vous pouvez consulter les sites suivants pour vérifier son identité :

• L'Annuaire des entreprises
• La direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes 
• La commission nationale informatique et liberté (CNIL)
• La plateforme Signal Spam
• Le site cybermalveillance.gouv.fr
• Le numéro dédié : Info Escroqueries au 0 805 805 817

En cas de confirmation de la fraude, il est essentiel d'alerter immédiatement votre banque pour tenter de bloquer le paiement. Vous pouvez également signaler l’incident aux autorités compétentes, à savoir la direction générale des finances publiques (DGFiP), la direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI), la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).

Pourquoi certaines entreprises émettent des fausses factures ?

L'émission de fausses factures permet à l'émetteur de percevoir des sommes indues ou de masquer l'identité réelle de la personne ayant réalisé la prestation. Cette pratique offre également la possibilité d'éviter le paiement des charges sociales liées à la main-d'œuvre.

Cependant, les fausses factures ne bénéficient pas uniquement aux entreprises émettrices. Une entreprise peut souhaiter en recevoir une pour récupérer la TVA facturée sans l'avoir payée, obtenant ainsi une déduction fiscale illicite. En outre, ces fausses factures permettent de réduire artificiellement le bénéfice imposable en venant en déduction des revenus.

Enfin, les fausses factures sont souvent utilisées pour créer une caisse noire, une réserve d'argent non comptabilisée dans les livres de l'entreprise, ce qui est strictement interdit.

Mais attention : émettre une fausse facture est illégal et très risqué ! Si vous avez des besoins de trésorerie, optez plutôt pour des solutions de financement, telles que celle proposée par Defacto qui permet d'obtenir un accès instantané à un financement à la demande pour couvrir vos créances clients et achats.

Les risques et sanctions liés aux fausses factures

En effet, les entreprises impliquées dans des fraudes à la facture encourent des sanctions sévères, allant de lourdes amendes à des peines de prison. En France, une amende peut atteindre jusqu’à 45 000 euros et la peine d’emprisonnement jusqu’à trois ans pour les responsables de fausses factures. En outre, l'entreprise peut subir un redressement fiscal et une atteinte durable à sa réputation. Autant de raisons d’être vigilant !

Comment se protéger ?

Pour minimiser les risques, il est conseillé d’utiliser des logiciels de facturation certifiés qui automatisent la vérification des informations et détectent les anomalies potentielles. Ces outils permettent également de réduire les erreurs humaines lors de la saisie manuelle des données. De toutes façons, l'obligation légale de facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra à partir de 2026. Elles devront donc se conformer à des procédures encadrées. Vous avez donc intérêt à amorcer votre transformation digitale dès maintenant.

Vous l’aurez compris, la vigilance est le meilleur rempart contre les fausses factures. En adoptant des pratiques rigoureuses de gestion et en utilisant des outils adaptés, vous pouvez protéger votre entreprise des risques liés à la facturation frauduleuse. Pour une gestion simplifiée de vos factures, explorez les solutions de facturation en ligne qui vous aident à garder un contrôle total sur vos transactions et à éviter les pièges de la fraude.