Construire un cockpit financier : 10 conseils d'un DAF et d'un expert comptable pour piloter la croissance de votre PME

Pour assurer leur pérennité et stimuler leur croissance, les PME doivent naviguer avec agilité et précision. Un pilotage financier efficace est indispensable pour anticiper les défis, optimiser les ressources et prendre des décisions éclairées. 

Ce guide a été conçu pour accompagner les dirigeants de PME dans la mise en place d’un cockpit financier performant. Véritable tableau de bord stratégique, ce cockpit vous offrira une vision claire et actualisée de la santé financière de votre entreprise. 

En combinant l’expertise comptable de CECCA, les compétences en pilotage financier de SMASH GROUP et les solutions de financement innovantes de DEFACTO, ce guide fournit des outils et stratégies concrètes pour optimiser votre gestion financière.

À travers ce guide, vous découvrirez comment :

• Centraliser et automatiser vos données financières pour une comptabilité en temps réel.
• Optimiser la gestion de la trésorerie et du besoin en fonds de roulement (BFR).
• Gagner en efficacité grâce à l’automatisation des processus financiers.
• Choisir les outils SaaS adaptés à vos besoins spécifiques.
• Mettre en place un reporting financier efficace pour des décisions éclairées.
• Collaborer efficacement avec vos partenaires financiers, maximisant vos performances.

Que vous soyez en phase de démarrage, en pleine croissance ou en transformation digitale, ces 10 conseils vous offrent des recommandations précieuses pour structurer et optimiser votre cockpit financier.

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A propos des experts

• Jean-Baptiste Cousin, Co-founder & Partner SMASH Group qui soutient la fonction DAF dans des dizaines d'entreprises en croissance.
• Jonathan Khalfa est expert-comptable & Associé CECCA, ou il accompagne les entreprises dans le développement de leurs projets et le pilotage de leur entreprise.

10 conseils pour piloter la croissance de votre PME

1. La comptabilité : l’épine dorsale de votre gestion financière

La comptabilité, souvent perçue comme une contrainte, est en réalité l'épine dorsale de votre gestion financière. Bien plus qu'une simple obligation légale, elle permet de mesurer la rentabilité réelle de votre entreprise et de fournir des données fiables à vos partenaires financiers, tout en vous offrant une visibilité claire pour prendre des décisions éclairées.

Une comptabilité propre et actualisée est essentielle pour :

• ‍Fournir des informations financières fiables et récentes : pour que les dirigeants et les DAF puissent piloter l’entreprise de manière optimale, en prenant des décisions stratégiques fondées sur des données solides.
• ‍Élaborer des rapports financiers pertinents : compte de résultat (jusqu’à l'EBITDA), P&L, cash report, BFR normatif, et reporting financier sont indispensables pour une vision claire de la trésorerie, des marges, et de la rentabilité.

Pour que votre comptabilité soit véritablement un outil stratégique, suivez régulièrement ces indicateurs clés :

• ‍Balance clients : relancez rapidement les créances non encore encaissées pour maintenir l'équilibre et améliorer votre trésorerie.
• ‍Balance fournisseurs : suivez les dettes à payer pour anticiper vos flux de trésorerie.
• ‍EBITDA : mesurez la rentabilité opérationnelle pour évaluer la performance financière de votre entreprise.
• ‍BFR normatif : gérez votre besoin en fonds de roulement pour garantir le bon fonctionnement de l'entreprise.
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Nos conseils :

• Établissez un calendrier comptable strict avec votre expert-comptable et votre DAF, en visant une comptabilité à J+10 pour obtenir des données actualisées rapidement.
• Préparez un reporting financier à J+20 pour disposer d’une vision complète et pouvoir ajuster vos décisions de gestion en temps réel.

Anticiper et suivre ces indicateurs clés vous permettra d'assurer un pilotage optimal de votre entreprise et de maîtriser les risques liés à la gestion de votre trésorerie et de vos marges.

2. La trésorerie : le nerf de la guerre

La trésorerie est le moteur qui fait tourner votre entreprise. Avoir une gestion proactive de votre trésorerie vous permettra de faire face aux imprévus et d'anticiper vos besoins de financement.

Plutôt que de vous fier uniquement au solde de vos comptes bancaires, utilisez un “cash flow cash”, basé directement sur les mouvements bancaires, afin d'éviter les décalages créés par les délais comptables. Vous pourrez mieux anticiper les moments de tension et ajuster vos besoins en financement.

Les trois indicateurs clés de trésorerie à surveiller sont :

• ‍La position de trésorerie nette à date : Solde bancaire + créances clients à date - dettes fournisseurs.
• ‍La position de trésorerie à la fin du mois : elle permet d’établir des projections pour anticiper les fluctuations à court terme.
• ‍La position de trésorerie à 3 mois : pour planifier vos décisions financières majeures.

Nos conseils : utilisez des outils comme Regate ou Agicap pour automatiser le suivi de trésorerie et centraliser vos données pour obtenir une vue d’ensemble en temps réel.
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3. Le commerce : votre meilleur allié

Les indicateurs financiers sont très importants, mais il est tout aussi important de surveiller les indicateurs commerciaux car le chiffre d’affaires est le point de départ de tout. Suivre votre performance commerciale est le meilleur moyen d'anticiper la santé future de votre trésorerie.

Pour cela, voici les deux indicateurs commerciaux à surveiller de près :

- Le pipe commercial pondéré : estimez votre chiffre d’affaires futur en fonction de la probabilité de réussite de chaque vente.

- Le chiffre d’affaires “at risk” : identifiez les ventes signées mais présentant des risques de non-réalisation.

Ces indicateurs permettent de rester connecté à la réalité du terrain et de prendre des décisions pour ajuster les priorités en fonction de l’évolution du carnet de commandes.

Nos conseils : intégrez ces indicateurs dans un outil CRM pour anticiper les fluctuations de trésorerie.
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4. Le budget : votre boussole tout au long de l’année

Un budget bien structuré est une boussole essentielle pour piloter votre entreprise tout au long de l’année. Le contrôle de gestion, qui consiste à comparer les performances réelles avec vos prévisions budgétaires, permet d'identifier les écarts et d’ajuster rapidement votre stratégie.

Pour optimiser ce suivi, nous vous recommandons de mettre en place un compte de résultat analytique structuré en fonction de votre budget. Il facilitera la comparaison entre vos prévisions et la réalité, mois après mois.

Concrètement, il s’agit de :

• ‍Automatiser le suivi budgétaire : utilisez des outils modernes pour structurer vos données comptables dès le départ.
• ‍Analyser les écarts : comprenez pourquoi vos résultats sont supérieurs ou inférieurs à ce que vous aviez prévu, et prenez les mesures correctives nécessaires.

Nos conseils : utilisez des outils de reporting comme Google Looker Studio ou Power BI pour visualiser vos résultats et faciliter l’analyse des écarts.
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5. Automatisation et centralisation : la clé pour un cockpit financier à la pointe

La technologie est votre meilleure alliée pour simplifier et automatiser la gestion financière. En 2024, il devient indispensable de centraliser toutes vos données sur une plateforme unique et d’automatiser les processus afin de gagner en efficacité. Les outils modernes permettent non seulement de regrouper vos données financières, mais aussi d'automatiser la gestion des flux de trésorerie.

La transformation digitale constitue un levier puissant pour accroître la réactivité et améliorer la prise de décision. En ayant accès à des informations financières en temps réel, vous pouvez :

• Suivre les performances en continu : marges, rentabilité et trésorerie sont suivies en temps réel, ce qui permet d’adapter rapidement les stratégies en fonction des évolutions du marché.
• Anticiper et optimiser : grâce à la digitalisation, vous pouvez savoir quand investir, comment optimiser les ressources et où réduire les coûts, en vous basant sur des données fiables.

Nos conseils : choisissez des outils SaaS adaptés à vos besoins spécifiques et évolutifs, capables de s’adapter à la croissance de votre entreprise (voir plus bas). 
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Aujourd'hui, il est possible de remplacer les fichiers Excel et d'implémenter des outils de data visualisation, tels que Finthesis, Heelio ou Power BI, pour piloter efficacement et en temps réel la performance de l'entreprise.

6. Choisir les bons outils SaaS pour une gestion optimale

La sélection des bons outils SaaS garantit une gestion financière fluide et évolutive. Voici les critères à prendre en compte :

• Besoins de l'entreprise : tenez compte de votre secteur d'activité, de la taille de votre entreprise et de vos objectifs de croissance.
• Coût vs ROI : évaluez le coût des solutions par rapport aux gains de productivité et à l'amélioration de la rentabilité.
• Intégration avec vos outils actuels : assurez-vous que les outils choisis s’intègrent facilement via des API pour une fluidité des données.
• Outils évolutifs et scalables : optez pour des solutions qui peuvent évoluer avec l’entreprise, sans avoir besoin de changer d'outils à chaque étape de croissance.

Quelques outils SaaS incontournables :

• Pré-comptabilité : Regate
• ERP : Odoo, Netsuite
• Comptabilité : Pennylane, Inqom, MyUnisoft
• Gestion des dépenses : Spendesk, Libeo, Qonto
• Prévisions de trésorerie : Agicap, Fygr
• RH & Paie : PayFit, Silae, Swile, Alan
• Reporting & BI : Power BI, Finthesis, Heelio
• Financement : Defacto
• No-code : Airtable, Zapier, Make

Nos conseils : Mettez en place des solutions technologiques qui centralisent et automatisent l’ensemble de vos processus financiers, facilitant ainsi le suivi en temps réel.
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7. Simplicité et visualisation : la sophistication par la clarté

Un cockpit financier n’est efficace que s’il est simple à comprendre. Des indicateurs visuels et clairs permettent de prendre des décisions rapides, même pour des non-financiers. Imaginez un tableau de bord avec des courbes, des barres et des jauges lisibles en un coup d'œil : cela facilite la prise de décision.

Nos conseils : utilisez des tableaux de bord graphiques pour simplifier l’analyse des indicateurs clés de performance.
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8. Optimiser vos performances grâce à l’exploitation des données comptables

Les données comptables représentent une source précieuse d'insights stratégiques pour votre entreprise. En créant des tableaux de bord personnalisés pour suivre vos indicateurs clés de performance (KPIs), vous pourrez analyser vos résultats en continu et ajuster vos stratégies en fonction des évolutions.

Nos conseils : collaborez étroitement avec votre expert-comptable pour transformer ces données en informations concrètes et exploitables. Non seulement vous optimiserez vos performances financières, mais vous anticiperez également les risques potentiels.
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Car aujourd'hui, l'expert-comptable dépasse largement la simple tenue des comptes. Grâce à la digitalisation, il joue un rôle central dans l’automatisation des processus administratifs et la mise en place d'une comptabilité en temps réel. Par exemple, CECCA accompagne leurs clients dans cette transition digitale en procédant à :

• L’audit et la cartographie des outils existants : cette évaluation permet de repérer les améliorations possibles et d'optimiser vos processus.
• La mise en place d'outils adaptés : nous intégrons des solutions technologiques qui automatisent les tâches à faible valeur ajoutée.
• L’automatisation des tâches : en réduisant les interventions manuelles, nous améliorons l'efficacité et garantissons une comptabilité actualisée en temps réel, assurant ainsi une gestion plus réactive et précise.

En exploitant efficacement vos données comptables et en digitalisant les processus, vous optimisez la gestion de vos performances et renforcez la prise de décision stratégique.

9. Mise en place du reporting financier : un outil indispensable

Le reporting financier est un outil indispensable pour piloter efficacement votre entreprise. En mettant en place des rapports financiers digitalisés, vous obtenez une vue d’ensemble claire et synthétique de vos performances, facilitant la prise de décision.

Les étapes pour un reporting efficace incluent :

• La sélection des outils adaptés : choisissez des solutions qui automatisent la collecte et le traitement des données.
• La digitalisation du reporting : utilisez des solutions modernes pour créer des rapports interactifs et visuels, permettant une compréhension rapide des données.
• La formation et l’accompagnement : assurez-vous que vos équipes sont bien formées à l’utilisation des outils, afin d’exploiter au mieux les données disponibles.

Nos conseils : un reporting automatisé et visuel vous permet de piloter avec précision, tout en communiquant de manière claire avec vos investisseurs et partenaires financiers.
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10. Collaboration expert comptable et DAF externalisé : une synergie essentielle

Pour les PME en croissance, l'externalisation de la fonction de directeur administratif et financier (DAF) peut apporter une expertise stratégique sans alourdir l'organisation interne. En collaboration avec votre expert-comptable, un DAF externalisé permet de structurer, piloter et optimiser vos processus financiers, tout en améliorant la visibilité sur vos performances.

Nous vous recommandons d'intégrer un DAF externalisé dès que votre entreprise dépasse les 10 salariés. Cela vous offrira une structuration financière adaptée à votre développement sans alourdir vos équipes internes.

Comment organiser cette collaboration à chaque étape de votre croissance :

• 0 à 10 salariés : externalisation complète de la comptabilité auprès de votre expert-comptable.
• 10 à 50 salariés : ajout d’un DAF externalisé pour bénéficier d'une meilleure visibilité financière et d’un accompagnement stratégique.
• À partir de 50 salariés : internalisation progressive de la fonction financière pour une gestion en interne pleinement maîtrisée.

Ainsi, en adaptant la gestion financière à la taille de votre entreprise, vous assurez une croissance structurée et maîtrisée.

Nos conseils : collaborez étroitement avec votre DAF externalisé et votre expert-comptable pour garantir l’alignement des processus et la cohérence des indicateurs financiers.
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Un cockpit financier pour naviguer sereinement

Un bon cockpit financier repose sur trois piliers : simplicité, automatisation et actionnabilité. En mettant en place ces bonnes pratiques, vous garantissez une gestion financière fluide et proactive. Que vous soyez une startup ou une PME en pleine croissance, ce guide vous aidera à naviguer sereinement vers le succès.

En maîtrisant vos chiffres, vous maîtriserez mieux votre stratégie. CECCA, SMASH GROUP et Defacto vous accompagnent dans cette démarche, pour que vous puissiez anticiper les défis et piloter votre entreprise avec confiance.

Rencontrez les équipes de CECCA et SMASH pour connecter votre entreprise à leurs solutions !!