Clôture annuelle : La liste de contrôle des flux de trésorerie de fin d'année pour les PME

La fin de l'année est toujours une période intéressante pour les petites entreprises. Pour celles qui travaillent dans le commerce de détail ou le commerce électronique, les fêtes de fin d'année sont la période la plus chargée. Mais quel que soit votre secteur d'activité, il est temps de clôturer les comptes, de préparer le budget de l'année suivante et de planifier l'année à venir. 

Quoi qu'il en soit, il y a une liste de choses à faire. Et cette liste doit absolument inclure l'évaluation de vos processus de trésorerie. Vous n'aurez peut-être pas de moment plus opportun de toute l'année pour examiner de près vos flux de revenus et vos coûts, et trouver des moyens d'optimiser les uns et les autres. 

Voici notre liste de contrôle en dix étapes pour analyser votre situation financière à la fin de l'année, en mettant l'accent sur la gestion des flux de trésorerie. 

Liste de contrôle en 10 étapes pour la trésorerie des petites entreprises

Une trésorerie régulière est l'un des aspects les plus importants - et les plus négligés - de la gestion d'une petite entreprise prospère. La fin de l'année est le moment idéal pour revoir votre cycle de conversion de trésorerie, mettre à jour vos systèmes internes et vous assurer que vos processus de trésorerie sont fluides pour l'année à venir. 

Voici les dix mesures les plus importantes que les propriétaires de petites entreprises peuvent prendre en fin d'année en matière de trésorerie.

1. Créez vos états financiers

La plupart des petites entreprises sont légalement tenues d'établir des états financiers et de les communiquer aux autorités. La clôture des comptes et la création de vos principaux états financiers sont des tâches importantes, dont une grande partie est confiée à vos comptables.

Les trois principaux états financiers que la plupart des entreprises doivent produire sont les suivants : 

• Le compte de résultat (P&L) : Il résume l'ensemble de vos recettes et de vos coûts pour l'année fiscale. Il donne des indications utiles sur vos bénéfices d'exploitation et sur l'efficacité globale de votre entreprise.
  
  
• Bilan : Le bilan présente les actifs et les dettes actuels de l'entreprise. Il comprend les prêts en cours, les capitaux propres, les stocks et les créances, et fournit un ratio capitaux propres/dettes. Un bilan individuel est un instantané d'un moment précis et n'est pas conçu pour montrer des tendances ou raconter une histoire.
  
  
• Le tableau des flux de trésorerie : Ce tableau enregistre toutes les entrées et sorties d'argent de votre entreprise. Il est particulièrement utile pour évaluer vos comptes débiteurs et créditeurs et déterminer votre capacité à rembourser vos fournisseurs en cas de besoin. 

Ces trois états vous fournissent la plupart des données et des informations dont vous avez besoin pour évaluer les performances financières de votre entreprise et trouver des moyens d'être plus efficace au cours de la nouvelle année. 

Comme nous nous concentrons sur les actions relatives aux flux de trésorerie, nous n'entrerons pas dans les détails ici. Toutefois, la préparation des états financiers est une condition préalable à certaines des étapes suivantes, et il est donc essentiel de commencer par là.

2. Analysez votre cas d'exploitation

Maintenant que les déclarations ci-dessus sont en place, il est temps d'examiner de près la gestion des flux de trésorerie. En particulier, observez les tendances et les variations de votre besoin en fonds de roulement (BFR). Il s'agit du montant de capital nécessaire pour faire fonctionner votre entreprise au jour le jour. 

Les questions clés à poser sont les suivantes :

• Les recettes ont-elles augmenté ou diminué de manière significative au cours de l'année écoulée ? 
• Nos dépenses ont-elles augmenté ou diminué au cours de la même période ? 
• Quel est le rapport entre nos dépenses et nos recettes ? 
• Avons-nous eu davantage recours au financement cette année, ce qui a entraîné une augmentation des frais ?
• Quel est le montant de nos investissements dans la recherche, le développement et les nouveaux produits ?

C'est également le bon moment pour calculer vos besoins en fonds de roulement, ce qui est relativement facile une fois que votre bilan est établi :

• BFR = actif circulant - passif circulant

Ce BFR a-t-il changé depuis la dernière fois que vous l'avez calculé ? Et avez-vous toujours accès aux liquidités dont vous avez besoin pour mener à bien votre activité ?

La gestion du BFR est un art à part entière, mais le principe de base est que vous devez disposer de suffisamment de liquidités pour investir et vous développer. 

La fin de l'année est le moment idéal pour déterminer si vous avez des dettes et des passifs qui immobilisent des liquidités, ou si vous pourriez investir davantage avec les liquidités dont vous disposez actuellement. 

3. Recouvrer les créances et revoir les procédures de paiement

Il n'y a jamais de mauvais moment pour se faire payer. Dans l'idéal, votre processus de recouvrement des créances devrait se dérouler de manière prévisible et efficace. Mais comme nous préparons les relevés de clôture et que nous espérons commencer la nouvelle année sur de bonnes bases, il est préférable de ne pas laisser traîner les paiements en suspens. 

Commencez donc par encourager les clients en retard de paiement à régler leurs dettes. Il peut s'agir d'un simple rappel, d'un appel poli d'un vendeur ou d'une mise en demeure plus formelle. 

Bonne nouvelle : vos clients feront de même. Ils ne veulent pas non plus reporter des dettes et des engagements s'ils le peuvent. Vous pouvez donc encourager les mauvais payeurs à clôturer leurs comptes. 

Réfléchissez également à la question de savoir si vos procédures actuelles sont optimales. Si vous devez régulièrement attendre les paiements de vos clients, existe-t-il un moyen de remédier à ce problème ?

La fin de l'année est une échéance arbitraire, mais c'est peut-être justement l'étape dont vos clients et votre équipe ont besoin pour y parvenir. 

4. Examiner les comptes créditeurs

C'est également le bon moment pour examiner vos dettes en cours et vous assurer que vous ne payez pas de frais en retard ou que vous ne gardez pas de liquidités inutilement. Ces coûts supplémentaires peuvent vous surprendre et, bien entendu, se répercuter directement sur vos bénéfices. 

Même si vous payez toujours à temps, il peut être utile d'optimiser les conditions de paiement avec les fournisseurs. Par exemple, en négociant des délais de paiement plus longs, vous disposez d'une plus grande marge de manœuvre pour utiliser vos liquidités de manière plus efficace.

En particulier, si vous offrez de longs délais de paiement à vos clients, cela vous permet de conserver des liquidités et de retarder les paiements (dans la limite du raisonnable) à vos propres fournisseurs. À condition de respecter ces partenaires essentiels et d'entretenir des relations précieuses. (Plus d'informations à ce sujet prochainement).

5. Effectuer un audit des stocks

Dans le cadre de l'établissement de votre bilan, vous devrez comptabiliser vos stocks invendus à l'actif. Mais la fin de l'année est aussi le bon moment pour examiner l'ensemble de votre processus d'achat de stocks.

• Vos stocks sont-ils suffisants à tout moment ? 
• Ou êtes-vous en train de surinvestir et d'immobiliser des liquidités qui pourraient être mieux utilisées ailleurs ? 

Comme nous le verrons plus loin, la durée d'invendabilité des stocks est un facteur clé de l'efficacité de la trésorerie d'une petite entreprise. Le stockage des marchandises coûte de l'argent - surtout si elles sont surdimensionnées ou périssables - et vous devez également dépenser de l'argent pour les acquérir. 

Évaluez votre flux de stocks et essayez de trouver le bon équilibre entre un approvisionnement excessif et un manque de marchandises à vendre au cours de la nouvelle année. 

6. Examinez votre cycle de conversion de trésorerie

Votre cycle de conversion de trésorerie (CCC) est le temps qu'il faut à votre entreprise pour transformer les stocks en ventes. Pour le mesurer, suivez la formule suivante : 

• Jours de stock en souffrance (JSC) : durée moyenne pendant laquelle vous conservez vos stocks ; PLUS
• Délai de recouvrement des créances (DRC) : le temps qu'il faut en moyenne à un client pour payer ; MOINS
• Le délai de règlement des fournisseurs (DPO) : le temps qu'il vous faut en moyenne pour régler vos fournisseurs.

L'objectif est d'avoir un cycle de conversion de trésorerie aussi court que possible, mesuré en jours. Si vous avez un cycle de 10 jours, cela signifie qu'il ne vous faut (en moyenne) que 10 jours pour transformer vos stocks en recettes. 

Nous avons examiné les stocks, les créances et les dettes dans les trois étapes précédentes. L'amélioration de l'un ou l'autre de ces processus aura un impact positif sur votre trésorerie pour la nouvelle année. 

En toute logique, si l'un des processus est à la traîne et beaucoup moins efficace que les autres, attaquez-vous d'abord à cet obstacle particulier.

7. Corrigez les signaux d'alarme de votre trésorerie

Il y a sans doute des aspects de votre activité qui sont toujours source de frustration ou qui pourraient être efficaces. Dans l'esprit des résolutions du Nouvel An, faites en sorte de les réparer pour de bon. 

Il peut s'agir de choses relativement simples, comme un distributeur de cartes de crédit défectueux, de nombreux paniers abandonnés à la caisse ou le paiement de licences de logiciels en double. Tous ces éléments réduisent vos marges bénéficiaires et l'identification de ces problèmes peut permettre d'y remédier rapidement.

Vous pouvez également être confronté à des problèmes plus systémiques, tels qu'un endettement élevé et des frais d'intérêt croissants. Il faut de la discipline et beaucoup de travail, mais le remboursement d'une partie de ces dettes peut réduire un fardeau important et, une fois de plus, entraîner une augmentation des bénéfices. 

Fixez-vous un objectif clair pour résoudre ces problèmes au premier trimestre de l'année prochaine. N'en faites pas trop à la fois, mais commencez à vous attaquer à ces problèmes et à créer une entreprise plus économe en liquidités pour le long terme. 

8. Réexaminez vos prix

Le moyen le plus simple (en théorie) d'améliorer votre trésorerie est sans doute d'augmenter vos prix et d'accroître vos recettes. Il se peut que vous n'ayez pas modifié vos prix depuis un certain temps et que les changements de la chaîne d'approvisionnement et l'inflation fassent que vos prix actuels ne reflètent pas la valeur réelle de vos produits. 

Il est particulièrement utile de connaître vos marges bénéficiaires pour des produits spécifiques et de voir comment elles ont évolué au cours de l'année écoulée. Si vous conservez une marge saine sur certains produits, il peut être contre-productif de les facturer plus cher. Il se peut que le marché ne le permette pas. 

En revanche, si le coût des marchandises vendues a augmenté dans certains domaines et que vous pensez raisonnablement que les gens paieront plus qu'aujourd'hui, l'augmentation des prix est une étape logique. 

9. Faire le point avec les fournisseurs

La fin de l'année ne se résume pas à l'analyse des chiffres. C'est aussi le moment de prendre contact avec les principaux partenaires et fournisseurs et de s'assurer qu'ils sont satisfaits.

De solides relations avec les fournisseurs n'ont pas de prix pour les petites entreprises. Vous avez besoin de partenaires sur lesquels vous pouvez compter, en qui vous pouvez avoir confiance pour livrer dans les délais et qui ont vos intérêts à cœur. 

Même un petit geste, comme une carte de vœux ou un cadeau symbolique, peut faire toute la différence. Rappelez-leur que vous faites tous partie du même écosystème et que leur réussite est aussi la vôtre. 

D'un point de vue plus pratique, c'est peut-être le bon moment pour négocier de nouvelles conditions de paiement ou même des remises de la part des fournisseurs. Prouvez que vous êtes l'un de leurs meilleurs clients et essayez de trouver des conditions gagnant-gagnant qui conviennent aux deux parties.

Survivre et prospérer en tant que petite entreprise est un accomplissement majeur. De bons partenariats permettent d'y parvenir et de créer un meilleur marché pour tous. 

10. Prévoir les besoins de trésorerie futurs

La dernière étape consiste à se projeter dans l'année à venir. Comment prévoyez-vous l'évolution de votre activité au cours des 12 prochains mois ? Sur la base de la situation actuelle et de vos projections éclairées pour l'année à venir, avez-vous des besoins ou des préoccupations sérieuses en matière de trésorerie ?

Le terme « prévision » peut sembler très technique, mais il n'a pas besoin de l'être. Il suffit de prendre en compte quelques facteurs :

• Votre trésorerie actuelle est-elle suffisante pour faire face à vos besoins en fonds de roulement ?
• Prévoyez-vous une augmentation de la demande (plus de ventes) au cours de l'année à venir ? 
• Y a-t-il de bonnes raisons de s'attendre à une augmentation des coûts de la chaîne d'approvisionnement ou de la main-d'œuvre au cours de l'année à venir ?
• Disposez-vous d'actions claires pour répondre aux changements significatifs de votre marché ou de votre chaîne d'approvisionnement ? 

Cette dernière question est probablement la plus importante. Si les prévisions sont un outil utile, c'est votre plan d'action qui fera la différence. 

Et pour la plupart des PME, cela signifie un accès rapide à des fonds. Les prêts de fonds de roulement, par exemple, vous permettent d'obtenir des fonds en contrepartie de créances ou de dettes impayées. Il s'agit d'un outil idéal pour accélérer un cycle de conversion de trésorerie lent ou pour rembourser les fournisseurs avant la date prévue. 

Pour préparer l'année à venir, il suffit d'identifier les meilleures options de financement à court terme - à la fois les formes de financement et les fournisseurs appropriés. En les ayant dans votre poche, vous serez prêt à faire face à toutes les éventualités de la nouvelle année.

Faites en sorte que la période de fin d'année compte

La fin de l'année est un moment propice à la réflexion, qui permet de mettre en lumière les points forts et les points faibles de votre entreprise. La gestion des flux de trésorerie doit figurer en tête de liste. 

Dans l'ensemble, la liste de contrôle et les ressources ci-dessus peuvent être résumées comme suit : 

• Évaluez les performances de votre entreprise au cours de l'année écoulée et identifiez vos forces et faiblesses les plus évidentes.
• Approfondissez la question des flux de trésorerie et identifiez les moyens d'optimiser cet aspect crucial de la gestion de votre entreprise.
• Envisagez les 12 mois à venir et préparez-vous à tout changement probable.

S'il est un élément souvent négligé parmi tous les conseils ci-dessus, c'est bien l'accès au capital. La capacité à lever des fonds rapidement, que ce soit en réponse à une hausse de la demande ou à un ralentissement des ventes, peut faire le succès ou l'échec de votre petite entreprise. 

Pour obtenir de l'aide sur ce point particulier, voici une excellente ressource sur les prêts de trésorerie pour les petites entreprises. Nous vous souhaitons une nouvelle année brillante et rentable !