Facturation électronique : un guide pour les PME, les fintech et les banques

L'entrée en vigueur de la facturation électronique et du e-reporting se profilent en France depuis plusieurs années. En réalité, les premières propositions pour ces réformes remontent à 2014.

Malgré des avancées progressives et des dates de lancement repoussées, ces nouvelles réglementations entreront (enfin) bientôt en vigueur. Il est donc opportun de bien comprendre les exigences et ce qu'elles impliquent pour votre entreprise.

Cet article explique en détail ce que les réformes de la facturation électronique et du e-reporting impliqueront, ainsi que les avantages probables pour les entreprises et les pouvoirs publics. Nous verrons ensuite comment les banques et les fintechs peuvent faciliter cette transition, au bénéfice de leurs clients, et du système financier dans son ensemble.

Mais, commençons par l'essentiel :

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique (ou e-facturation) consiste à créer, échanger et stocker des factures sous forme électronique pour les transactions commerciales. Cela diffère de la numérisation des factures, qui consiste uniquement à convertir une facture papier existante en format numérique, généralement en la scannant.

Comme nous le verrons, chaque facture devra bientôt adopter un format standardisé, être soumise, déclarée et la TVA sous-jacente payée via un système centralisé. L'objectif est de rendre la facturation B2B plus transparente, plus efficace et plus uniforme.

Qu'est-ce que le reporting électronique ?

Le e-reporting permet aux entreprises de transmettre des données financières spécifiques aux autorités fiscales, aux organismes et aux pouvoirs publics. Cela peut inclure le montant de la TVA collectée, les charges sociales payées et le chiffre d'affaires total de l'entreprise pour une période fiscale donnée.

L'objectif est, là aussi, d'accélérer et de simplifier les déclarations fiscales, tant pour les entreprises que pour l'administration.

Les règles de e-reporting s'appliquent aux transactions entre entreprises et consommateurs (dites "B2C"), ainsi qu'aux transactions entre une entreprise française et des acheteurs ou vendeurs situés hors de France.

Réforme de facturation électronique en France

Nous examinerons sous peu le calendrier détaillé. Mais les dates les plus importantes à retenir sont celles de l'entrée en vigueur, afin que vous puissiez vous y préparer.

Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

La facturation électronique deviendra obligatoire en France à partir de 2026. Voici les deux dates clés à connaître :

• 1er septembre 2026 : Les grandes entreprises et les ETI doivent émettre et commencer à recevoir des factures électroniques.

• 1er septembre 2027 : Les PME et micro-entreprises doivent également utiliser des factures électroniques.

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Ces règles de facturation électronique sont déjà en vigueur pour les transactions B2G (ie entre les entreprises et le secteur public) en France.

Quelles sont les obligations en matière de facturation électronique en France ?

À partir des dates mentionnées, vous devrez envoyer et recevoir des factures B2B par voie électronique, en utilisant un format et une plateforme prescrite parmi une liste de plateformes habilitées. Cela s'applique à toutes les transactions réalisées en France entre entreprises françaises soumises à la TVA.

Au lieu d'envoyer et de recevoir directement les factures entre elles, les entreprises devront désormais passer par une plateforme intermédiaire, elle-même connectée à la plateforme centralisée de l'État (Chorus Pro). Cela garantit que les factures sont soumises selon le bon format (voir ci-dessous) et que l'administration dispose automatiquement d'une copie.

En France, vous aurez trois options pour envoyer et recevoir des factures :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) : Le PPF est un opérateur public, la nouvelle plateforme de facturation électronique B2B en France, connectée au portail Chorus Pro (déjà le cas pour les transactions B2G). Il transmet les données à l'administration fiscale (DGFIP) et gère le répertoire central de la facturation électronique.
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : Les PDP sont des prestataires de services certifiés par le gouvernement, comme Pennylane, qui peuvent pour votre compte émettre et recevoir des e-factures directement avec d'autres PDP, sans passer par le PPF.
• Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : Les OD sont des prestataires de services non certifiés par le gouvernement. Ils offrent des fonctionnalités similaires aux PDP, mais doivent utiliser le PPF comme intermédiaire pour émettre ou recevoir des e-factures. Spendesk est un exemple particulièrement adapté aux PME.

Aussi, l'obligation en matière de facturation électronique pour les entreprises est, d'ici l'entrée en vigueur de la mesure, de choisir et de se connecter à l'un des acteurs susmentionnés (le PPF, un PDP ou un OD) et de s'assurer, au plus tard à compter de l'entrée en vigueur de la réforme, que toutes les factures B2B soumises à la TVA passent par cet acteur.

Quels formats de facture électronique utiliser ?

Les factures devront respecter l'un des formats suivants :

• UBL
• CII
• Factur-X, qui combine le PDF avec un langage XML lisible par machine
• PDF, à condition qu'il réponde à certaines exigences techniques

Chacun de ces formats peut être lu et analysé par un logiciel. De manière critique, il ne sera pas conforme de simplement scanner une facture papier.

Quand est-ce que les règles de facturation électronique ne s'appliquent pas ?

Certaines transactions sont exemptées de TVA en France en raison de leur nature. Cela peut inclure :

• Transactions en matière de santé (article 261 du Code général des impôts, §4, 1°)
• Services d'enseignement et de formation (article 261 du CGI, §4, 4°)
• Achats et ventes de biens immobiliers (articles 261 du CGI, §5)
• Transactions effectuées par des associations à but non lucratif (article 261 du CGI, §7)
• Paiements bancaires et financiers
• Paiements d'assurance et de réassurance (article 261 C du CGI)

En règle générale, toute transaction non soumise à la TVA n'est pas concernée par ces règles. Ces transactions devront probablement encore se conformer aux règles de e-reporting, que nous aborderons ensuite.

Règles de déclaration électronique

À partir des mêmes dates que celles susmentionnées, les entreprises devront également partager certaines informations financières avec l'administration. Le plus remarquable est une synthèse claire des factures de ventes et des factures d'achats, y compris en dehors de la France métropolitaine, que la plupart des PDP et OD seront en mesure de leur fournir. 

Les entreprises soumises au régime fiscal standard devront déclarer ces montants trois fois par mois pour chacune des périodes suivantes :

• 1er au 10 du mois, inclus
• 11 au 20 du mois, inclus
• 21 au dernier jour du mois, inclus

Les rapports pour chaque période devront être soumis dans les 10 jours suivant la fin de la période.

Cela peut sembler technique, mais pour résumer, il faut retenir que ces déclarations fiscales devront être électroniques et réalisées via l'un des acteurs intégrés aux systèmes de l'administration (cf plus haut : la PPF, un PDP ou un OD).

Cette exigence de déclaration s'inscrit dans un effort plus large visant à harmoniser les taxes et la TVA à travers l'Europe. Ainsi, même si la TVA ne s'applique pas à certaines transactions, les pouvoirs publics pourront évaluer l'impact potentiel d'une éventuelle harmonisation de la collecte de la TVA au niveau européen. Certains envisagent même que cela devienne à terme un dispositif mondial.

Une brève chronologie des réglementations de la facturation électronique en France

La facturation électronique est une réforme sur la table en France depuis un certain temps. Voici un rappel des principales étapes.

Discussions et initiatives préliminaires

• 2014-17 : Le projet d'une "facturation électronique" commence à gagner du terrain en France dans le cadre des travaux pour la modernisation de l'administration fiscale et la réduction de la fraude à la TVA.
• 2017 : La France met en place la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2G. La plateforme Chorus Pro permet aux entités du secteur public de recevoir et de traiter les factures électroniques des fournisseurs privés.
• 2020 : Le Parlement français a adopté la loi anti-gaspillage pour une économie circulaire (loi dite "AGEC"). Celle-ci comprend des dispositions visant à réduire la pollution papier et à promouvoir la numérisation. Bien que cette loi ait principalement porté sur la durabilité environnementale, elle a préparé le terrain pour d'autres réformes de numérisation à l'instar de la facturation électronique.

Adoption du cadre juridique

• 16 septembre 2021 : L'article 195 de la loi de finances 2021 a été adopté. Cet article définit les règles applicables et les délais initiaux pour les entreprises.

Phase de préparation

• 2021-23 : Les infrastructures techniques sont développées et les règles devant permettre aux entreprises de se conformer aux nouvelles exigences de facturation électronique sont arrêtées. Cela comprenait :
  
  
  • Des règles détaillées, et des spécifications techniques
  • La création et l'émergence de plateformes pour la facturation électronique, telles que le Portail Public de Facturation (PPF) et des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) en cours de certification. 
  • Des consultations et des conseils aux entreprises sur la manière de passer à la facturation électronique.

• 2023 : Des tests pilotes ont été réalisés pour évaluer la préparation des systèmes et des processus.

Date de lancement initiale

• 1er juillet 2024 : Date initiale prévue pour le lancement de la facturation électronique pour les grandes entreprises, avec un déploiement progressif pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les PME l'année suivante. Cette date a été reportée, et le 1er septembre 2026 a été retenue comme nouvelle date d'entrée en vigueur pour les grandes entreprises et les ETI. .

Etat des discussions sur la facturation électronique en dehors de France

La France n'est pas le seul pays à entreprendre cette réforme. En réalité, certains pays ont déjà mis en place une facturation électronique, parfois depuis plusieurs années, tandis que d'autres sont dans une phase de pré-lancement similaire à la France.

• Italie : La facturation électronique est en vigueur depuis 2015 pour les transactions avec les entités publiques et depuis 2019 pour les entreprises B2B et B2C réalisant plus de 65 000 € de chiffre d'affaires annuel. Les factures doivent être transmises via le système de communication officiel du pays : Sistema di Interscambio.
• Allemagne : La facturation électronique B2B sera obligatoire à partir du 1er janvier 2027. Elle est déjà en place pour les transactions B2G depuis 2020.
• Espagne : L'Espagne a introduit son système, dit "SII", en 2017. Ce système oblige les grandes entreprises à déclarer les données de TVA en temps quasi réel, améliorant ainsi l'efficacité de la collecte de la TVA. Une réforme plus complète imposant la facturation électronique (similaire à celles de la France) pourrait être mise en oeuvre en 2025-2026.
• Portugal : Le Portugal exige que les entreprises soumettent électroniquement les données de transaction détaillées aux autorités fiscales, ce qui a permis de rendre les déclarations fiscales plus précises et d'améliorer la conformité fiscale des entreprises.
• Royaume-Uni : Il n'existe pas de mandat de facturation électronique au Royaume-Uni, sauf pour les transactions avec le NHS.‍
• États-Unis : Aucun mandat de facturation électronique n'existe aux États-Unis, en raison de la complexité du système et des règles disparates entre les États. En avril 2024, le Conseil du commerce et de la technologie entre les États-Unis et l'Union européenne a fait une déclaration sur la facturation électronique, visant notamment à garantir l'interopérabilité entre les systèmes mis en place aux États-Unis et dans les États de l'UE.‍
• Brésil : Le système de facturation électronique du Brésil, mis en place par phases depuis 2006, a permis de réduire l'évasion fiscale et d'améliorer l'efficacité globale de l'administration fiscale.

En lien avec la stratégie européenne de réduction de la fraude à la TVA

L'adoption par la France de la facturation électronique obligatoire et du e-reporting s'aligne sur les mesures proposées par la Commission européenne pour moderniser le système de TVA de l'UE. Ces mesures visent à lutter contre la fraude et à simplifier les processus commerciaux. Les règles mises à jour, qui rendent les opérateurs responsables de la collecte de la TVA et introduisent un enregistrement unique de la TVA dans l'UE, devraient permettre de réduire la fraude à la TVA de 11 milliards d'euros par an

Voici le calendrier de l'initiative "La TVA à l'ère numérique" (ViDA)  :

Pour plus de détails sur l'initiative « La TVA à l'ère numérique », consultez le Page officielle de la Commission européenne.

Les avantages de la facturation électronique en France

Nous pouvons diviser les avantages de ces nouvelles règles en deux grandes catégories : pour l'État français et pour les entreprises. Dans l'ensemble, cette transition devrait apporter des améliorations significatives qui suscitent l'enthousiasme de 90 % des entreprises.

Pour le gouvernement

Comme pour la plupart des changements réglementaires financiers à grande échelle, l'État est le principal moteur de cette initiative. Ce projet se déroule à la fois au niveau national et dans l'ensemble de l'Union européenne.

La facturation électronique permet à l'État de :

• Améliorer la collecte de la TVA : La facturation électronique permet de suivre les transactions en temps réel, garantissant ainsi que tous les événements taxables sont enregistrés et déclarés avec précision. Cela réduit l'écart de TVA, c'est-à-dire la différence entre les recettes de TVA attendues et réelles.
• Limiter la fraude : Une traçabilité numérique rend plus difficile pour les entreprises (réelles ou fictives) de manipuler les factures ou de sous-déclarer les ventes.
• Réduire la charge administrative : Les audits gouvernementaux et les contrôles fiscaux sont chronophages et demandent beaucoup de ressources. Ce processus peut être partiellement ou totalement automatisé et considérablement accéléré.
• Simplifier la période fiscale : La facturation électronique et le e-reporting permettent aux autorités fiscales de collecter et de traiter automatiquement les données fiscales, rendant l'administration fiscale plus efficace et moins sujette aux erreurs.
• Surveiller en temps réel : Le gouvernement peut repérer les incohérences instantanément et travailler avec les entreprises pour les corriger immédiatement.

Pour les entreprises

De nombreuses entreprises se méfient des nouvelles réglementations et des changements majeurs imposés par l'État. Cependant, les entreprises ont beaucoup à y gagner :

• Réduction des coûts et du temps administratifs : Passer du papier aux factures électroniques permet de réduire les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage.
• Déclarations fiscales plus rapides : Suivre et récupérer la TVA est souvent un travail fastidieux. De nombreuses entreprises perdent des revendications de TVA à cause de cela. La facturation électronique devrait automatiser l'ensemble du processus.
• Uniformité entre entreprises : Vous avez peut-être d'excellents processus de facturation, mais vos fournisseurs ou clients peuvent être moins bien organisés. Lorsque tout le monde utilise le même système, il n'est plus nécessaire de reformater ou de traduire les factures.
• Moins d'erreurs : La facturation électronique minimise les erreurs humaines liées à la saisie manuelle des données, offrant ainsi des registres financiers plus précis et fiables. Et plus besoin de revenir sur un travail effectué il y a plusieurs mois.
• Meilleures relations entre clients et fournisseurs : Fini les allers-retours pour vérifier si les factures ont été émises correctement ou payées à temps. Les deux parties utilisent le même portail central, avec plus de transparence pour des relations avec les fournisseurs.
• Informations et gains d'efficacité : Le portail promet de fournir une analyse de vos factures. De plus, les systèmes numériques facilitent et accélèrent la recherche de données et le traitement des factures.

Il y aura sans aucun doute des problèmes de démarrage, et certaines entreprises devront considérablement mettre à jour leurs processus. Cependant, le résultat devrait être un système financier bien plus efficace en France. Et à terme, en Europe également.

Comment les banques et les fintech peuvent se préparer

Les banques et les fintechs ont un rôle crucial à jouer dans cette transition vers la facturation électronique. Que vous gériez directement les factures de vos clients, pour leur compte, ou non, vos outils font partie d'un écosystème d'outils de gestion financière en pleine transformation.

En conséquence, vous devrez sans doute mettre à jour votre offre et vos processus internes, pour aider vos clients à s'adapter et compléter votre offre en tenant compte de la facturation électronique.

Assurez-vous de respecter les exigences réglementaires

La première étape est de rester informé. Tenez-vous au courant des évolutions réglementaires en France et à l'international. Même si nous nous concentrons principalement sur les règles françaises, il est probable que des réformes similaires aient lieu dans d'autres juridictions dans les prochaines années.

Assurez-vous également que vous êtes vous-même conforme, et en particulier que vos solutions / votre offre liées aux factures de vos clients tiennent compte des exigences en matière de facturation électronique (protocole PEPPOL en Europe par exemple).

Et si vous traitez et payez des factures pour le compte de vos clients, vous devrez sans doute être agréé en tant que PDP (ou a minima OD).

Mettez à jour votre infrastructure technologique

Un objectif central du projet est de rendre la facturation B2B et les déclaration à l'administration plus efficaces grâce à l'automatisation. Même si vous n'êtes pas directement impliqué dans le traitement des factures de vos clients, vos systèmes devront s'intégrer parfaitement avec les outils qui le sont.

• Choisissez un logiciel de facturation électronique capable de s'intégrer parfaitement avec vos plateformes de prêt existantes.
• Développez ou améliorez votre API pour faciliter l'échange de données, avec le consentement de vos utilisateurs, entre votre système de facturation et les autres outils financiers.
• Ajoutez à votre offre, une offre de facturation électronique. Cela peut impliquer l'intégration par API à une plateforme de facturation électronique certifiée (PDP) ou au Portail Public de Facturation (PPF). Pensez également aux offres liées de financement de factures. 
• Développez des systèmes efficaces pour la gestion et le stockage des factures électroniques, en veillant à respecter les réglementations sur la protection des données telles que le RGPD.
• Assurez-vous que votre offre permette, avec éventuellement un partenaire PDP ou le PPF, la transmission des données aux autorités fiscales dans le cadre des obligations de e-reporting.

Investissez dans la sécurité et l'automatisation des tâches

L'accroissement de démarches digitales implique d'accroitre également la sécurité informatique. Il est important de mettre en place des mesures de chiffrement et de sécurité robustes pour protéger les données financières ou sensibles lors de leur transmission et de leur stockage. Apriori, cela est déjà l'une de vos priorités, mais cela doit autrement le devenir, le flux de données numériques étant sur le point de croître considérablement.

Une automatisation accrue des tâches sera également nécessaire. Automatisez les processus liées à la facturation pour réduire les opérations manuelles, minimiser les erreurs et le risque opérationnel et améliorer votre coefficient d'exploitation.

La facturation électronique est l'occasion idéale d'incorporer de l'IA et du machine learning dans certains de vos traitements opérationnel. L'IA est particulièrement précieuse dans le domaine du crédit, de l'évaluation du risque, à la réalisation des KYC, en passant par la calibration de la capacité d'emprunt. Ces outils améliorent le champ d'analyses des données qui peuvent être faites et faciliter la prise de décision tout au long du processus.

Les données de facturation électronique, disponibles par API en temps réel, nous permettront d'effectuer des points de mesure et des points de contrôle pour une évaluation de la solvabilité et de la légalité des factures encore plus précises. 

Enfin, ces données de facturation électronique sont une mine d'or pour les PME, pour leur gestion de trésorerie et la prévision de leur liquidité. Ces données vont être pleinement exploitées dans les mois à venir par les fintechs qui aident les entreprises à gérer leurs finances, avec probablement l'émergence de nouveaux produits.

Préparez des communications proactives pour vos clients

Tout changement réglementaire suscite naturellement des interrogations. Vous devrez peut-être accompagner vos clients au long de la mise en place de cette réforme, pour vous assurer qu'ils ne soient pas pris au dépourvu.

• Communiquez de manière proactive à vos clients sur la réforme de la facturation électronique. Expliquez les avantages, les changements dans les processus actuels, mais exposez aussi comment ils pourront accéder à denouvelles offres et utiliser les factures électroniques pour améliorer leur pilotage financier.
• Veillez à recueillir les retours d'expérience de vos employés et de vos clients, pour améliorez votre offre autour du processus de facturation électronique (nouvelle offre, nouveau produit, articulation, etc)
• Formez vos équipes à la réforme de la facturation électronique. Cela inclut la formation technique pour le personnel tech et la formation réglementaire pour les équipes en charge de la comptabilité et de la conformité.

Facturation électronique et e-reporting : une source d'optimisme

Il est naturel de se méfier des grandes réformes réglementaires. Mettre à jour ses systèmes n'est jamais une tâche aisée, et l'administration française — comme toutes les administrations publiques— n'est pas toujours réputée pour avoir des processus claires et efficaces. 

Mais derrière cette réforme, il y a des raisons de se montrer optimiste : nos démarches et processus financiers se modernisent. Bientôt, nous aurons un système uniforme pour toute facturation B2B et disposerons de données sur les transactions B2B en temps réel. Cela améliorera les relations entre les acheteurs et les fournisseurs, et permettra le développement et le déploiement de nouvelles offres (telles que le financement instantanée de factures).

Et, a minima, la période de déclaration fiscale des entreprises sera plus rapide et plus simple.

Pour les banques, les fintechs et les PME, ce sont de belles perspectives. 

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*Les informations contenues dans cet article sont à jour en juillet 2024. Vérifiez le site officiel du gouvernement pour tenir compte des mises à jour ou évolution.